Ronde de sécurité papier ou application : le vrai gain de temps

Ce que la SAAQ exige, peu importe le support

La réglementation précise ce que doit contenir le rapport de ronde, pas le format. Le guide La ronde de sécurité de la SAAQ le dit clairement : un document électronique est permis, à condition de respecter la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information. Papier ou application, le rapport doit notamment indiquer :

• la plaque d'immatriculation ou le numéro d'unité du véhicule ;
• le nom de l'exploitant ;
• la date, l'heure et le lieu de la ronde ;
• les défectuosités constatées, ou la mention qu'il n'y en a pas ;
• le nom de la personne qui a fait la ronde et sa déclaration signée ;
• la lecture de l'odomètre si le véhicule en est équipé.

Où le papier fait perdre du temps

La ronde elle-même prend le même temps sur papier ou sur téléphone : il faut faire le tour du véhicule, et aucune application ne le fera à votre place. La différence est dans tout ce qui vient avant et après :

• Remplir à la main les mêmes renseignements chaque matin (plaque, exploitant, lieu), souvent dehors, au froid, avec des gants.
• Faire suivre l'original : le conducteur doit transmettre l'original du rapport à l'exploitant dans les 20 jours suivant sa rédaction. Ce sont des liasses à ramasser, camion par camion.
• Faire remonter une défectuosité : une majeure doit être signalée sans délai à l'exploitant. Sur papier, ça dépend d'un appel ou d'un texto à part.
• Classer et conserver : l'exploitant doit garder, pour chaque véhicule lourd, une copie des documents de la ronde pendant au moins six mois. Le propriétaire garde aussi les preuves de réparation pendant au moins 12 mois.
• Retrouver : quand la SAAQ vérifie l'entreprise, il faut produire l'historique. Un rapport perdu, détrempé ou illisible, c'est un trou dans le dossier.

Au contrôle routier

Le rapport rempli et valide doit être à bord ; sans lui, le véhicule ne peut pas être mis en circulation. Avec un rapport électronique, le contrôleur le consulte sur l'écran de l'appareil, sur place : toute l'information doit être compréhensible et facilement accessible.

En pratique, ça veut dire un cellulaire chargé et un conducteur qui sait ouvrir son rapport en quelques secondes. Pour le reste du déroulement d'une interception, voyez « Contrôle routier d'un véhicule lourd : comment ça se passe ».

Ce qu'il faut vérifier avant de choisir une application

La SAAQ prévient qu'un système non protégé, facile à modifier, respecte difficilement les exigences d'intégrité et constitue davantage un outil de soutien qu'un rapport valable. Une feuille de calcul partagée ou une photo du carnet ne règlent donc pas tout. Avant de choisir, posez ces questions :

• Le rapport contient-il tous les renseignements exigés, pour chaque véhicule vérifié ?
• La signature permet-elle d'identifier la personne et de montrer qu'elle approuve le rapport ?
• Une modification laisse-t-elle une trace visible ?
• Les points vérifiés suivent-ils la bonne liste de défectuosités selon le type de véhicule ?
• L'historique est-il conservé assez longtemps et facile à exporter lors d'une vérification ?

Passer au numérique sans casse

Le plus simple est de commencer petit : un ou deux véhicules, les conducteurs les plus à l'aise, quelques semaines en parallèle avec le carnet. Gardez quelques formulaires papier dans le camion en dépannage, pour le jour où un cellulaire tombe en panne.

Ronde Sécurité a été pensé pour ça : la ronde se fait sur le cellulaire du conducteur en suivant la liste du véhicule, le rapport est horodaté et signé, une défectuosité majeure déclenche une alerte immédiate au responsable, et les rapports sont archivés de façon sécurisée pendant 5 ans. Le mieux est de juger sur pièce : l'essai gratuit de 30 jours, sans carte, permet de faire de vraies rondes avec votre flotte avant de décider.